تصمیم گیری گروهی

برخی از صاحب‌نظران تصمیم‌گیری را جوهر مدیریت می‌دانند و موفقیت یا شکست مدیران و سازمان‌ها را پی آمد تصمیم‌گیری‌های درست یا نادرست آنان تحلیل می‌کنند. چنین برداشتی هرچند به‌ظاهر اغراق‌آمیز به نظر می‌رسد، به واقعیت نزدیک است. تصمیم‌گیری اگر همه مدیریت نباشد، جزء اصلی آن است.

مدیران با تصمیم‌گیری‌های درست و به‌جا می‌توانند دیگر وظایف اساسی خود مانند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی، تأمین نیروی انسانی کارآمد و رهبری و نظارت را قوت بخشند زیرا در همه این وظیفه‌ها، اصل تصمیم‌گیری وجود دارد.

علاوه بر تصمیم‌گیری‌های مدیریتی که گاه به‌صورت فردی و گاه درنتیجه بحث شوراها اتخاذ می‌شود، تصمیم‌گیری‌های گروهی نیز بسیار اهمیت دارد. (اسکندری، 1390)

تصمیم‌گیری برای استفاده کارا از نیروی انسانی، تجهیزات و دیگر منابع سازمانی برای هر مدیری، کاری ضروری است. ازاین‌رو، مدیر همیشه درصدد است تا بیشترین بهره‌وری را از امکانات و منابع خود برای دست‌یابی به هدف‌های از پیش تعیین‌شده محقق سازد.

به‌طور سنتی، تصمیم همان انتخاب و گزینش است، به‌عبارت‌دیگر تصمیم‌گیری انتخاب یک‌راه از میان راه‌های مختلف برای نیل به اهداف است. هر یک از صاحب‌نظران و اندیشمندان مدیریت برای شناساندن مفهوم تصمیم‌گیری، تعریفی ارائه کرده‌اند که اگرچه در ظاهر باهم متفاوت است، ولی با دقت در هر یک از این تعریف‌ها و مقایسه آن‌ها با یکدیگر، این نتیجه به دست می‌آید که تصمیم‌گیری فرایندی است که طی آن، راه‌حلی مناسب و معقول از میان راه‌حل‌ها و بدیل‌های متفاوت، انتخاب و گزینش می‌شود. برخی از این تعاریف عبارت‌اند از:

1)   تصمیم‌گیری به معنای برگزیدن یک‌راه از میان راه‌حل‌هاست.

تصمیم‌گیری، نوعی بررسی درزمینه مشخص کردن و انتخاب گزینه‌ها بر مبنای ارزش‌های فرد تصمیم‌گیرنده است. تصمیم‌گیری مبتنی است بر تشخیص و انتخاب از میان گزینه‌ها و در این حالت نه‌تنها گزینه‌ها باید معین شوند بلکه بر اساس تطبیق باارزش‌ها، معیارها، اهداف و ... برگزیده می‌شوند.

2)   تصمیم‌گیری، فرایند شناسایی و گزینش یک‌روند کار برای حل یک مسئله مشخص است.

تصمیم‌گیری فرایندی است برای کاهش عدم اطمینان و رفع شک و شبهه درباره گزینه‌ها در حد کافی، به‌نحوی‌که بتوان از میان گزینه‌ها، انتخابی منطقی داشت. این تعریف بر گردآوری اطلاعات و اتخاذ تصمیم در مرحله بعد تأکید دارد؛ بنابراین هر تصمیم با مقداری مخاطره همراه است. وقتی اطمینان وجود داشته باشد، اتخاذ تصمیم با در نظر گرفتن یک الگو یا انجام چند مرحله ساده، عملی است.

3)   تصمیم‌گیری فرایندی را تشریح می‌کند که از طریق آن، راه‌حل مسئله‌ای معین، انتخاب می‌شود.

به‌طور کل تصمیم‌گیری یک فرایند است و بدون آگاهی از اطلاعات و در صورت آماده نبودن مقدمات، نداشتن دانش و تجربه کاری کافی، تصمیم‌گیری دشوار خواهد بود؛ بنابراین برای اتخاذ تصمیم مناسب در سازمان‌ها، تجربه، دانش، اطلاعات مفید، شناخت سازمان و فرایندهای کاری، توان تجزیه‌وتحلیل، مسئولیت‌پذیری و موقعیت‌شناسی از ضروریات است. (دفتر برنامه‌ریزی و توسعه آموزش، 1391)

جهانی‌سازی فعالیت‌های اقتصادی و دموکراتیزه شدن تصمیمات، سیستم‌های تصمیم‌گیری را دگرگون کرده است. از یک‌سو جهانی‌سازی فعالیت‌های اقتصادی، سازمان‌ها را با سیستم‌های سیاسی، اقتصادی، اجتماعی متعدد و متنوعی در مناطق مختلف دنیا مواجه ساخته است و از سوی دیگر دموکراتیزه شدن تصمیمات به ترغیب افراد بیشتری برای مشارکت در فرآیند تصمیم‌گیری منجر گردیده است. (Oral et al, 2000)

نتیجه تصمیم‌گیری تیمی از دانش، عقاید، قضاوت مشارکت‌کنندگان، ترکیب گروه و فرآیند تصمیم‌گیری گروهی متأثر می‌گردد. (Turban et al,1998)

مسائل مورد ملاحظه در تصمیم‌گیری گروهی نیازمند دانش، تخصص و مهارت افراد متعدد است که در تیم‌های مدیریت برای مدیریت اثربخش سازمان‌ها در نقش‌های به‌ظاهر متضاد، ولیکن مکمل یکدیگر نقش‌آفرینی می‌کنند. تیم مدیریت بر روی مسائل به‌منظور رسیدن به یک فهم مشترک از موضوعات بحث می‌کند تا به راه‌حل رضایت‌بخش برسد. تیم مدیریت، طیف متنوعی از راه‌حل‌های بدیل را با کاربرد برخی ابزارها برای پاسخ به سؤالات کاوش و جستجو می‌کند. مشارکت‌کنندگان در فرآیند تصمیم‌گیری تیمی یا گروهی به‌موجب سلسله‌مراتب سازمانی از پیش تعیین‌شده یا قدرت سیاسی، نقش‌های متفاوتی ایفا می‌کنند. (خورشید و دیگران، 1387)

ماهیت تصمیم‌گیری گروهی، تعامل و کنش و واکنش درون‌گروهی است. نتایج مهم هر فرآیند تصمیم‌گیری شامل اثربخشی گروه دررسیدن به تصمیم، میزان تضاد پدیدار شده در حین فرآیند تصمیم‌گیری، اعتماد و اطمینان اعضای گروه به کیفیت تصمیم و رضایت مشارکت‌کنندگان از فرآیند تصمیم‌گیری و اجماع بر روی تصمیمات است. (Dasgupta et al, 2000)

در تیم‌های تصمیم‌گیرنده به علت وجود افکار، دیدگاه‌ها، دانش، تخصص و مهارت‌های متفاوت و مکمل، انتظار کسب مزایایی ازجمله فهم بهتر مسائل، مسئولیت‌پذیری و تعهد اعضای تیم به تصمیمات اتخاذشده، کشف و درک بهتر خطاها، تلفیق اطلاعات و دانش در دسترس و تولید دانش جدید و درنتیجه ارائه راه‌حل‌های بهتر و اثربخش برای مسائل، پدیده هم‌افزایی در حین فرآیند حل مسئله و افزایش انگیزش و رضایت اعضای گروه وجود دارد؛ اما تحقیقات بر روی جایگاه‌های تصمیم‌گیری گروهی به علت فشارهای اجتماعی برای وفاق و سازگاری، زمان‌بری و کندی فرآیند تصمیم‌گیری، فقدان هماهنگی در کارهای گروهی، برنامه‌ریزی ضعیف جلسات و تأثیرات نامناسب تفوق زمانی، موضوعی، فردی یا ترس از ابراز عقیده، به تصمیمات ضعیف و ناکارای گروهی منتج می‌گردد. به‌عبارت‌دیگر، گروه‌های تصمیم‌گیرنده با دو مسئله: الف- گرفتار شدن در الگوهای فکری خودساخته و درنتیجه دام گروه اندیشی و همگرایی مطلق یا ب- تنش‌ها و تضادهای عاطفی و درنتیجه واگرایی مطلق در تصمیمات مواجه هستند که به قطع جریان اطلاعات و ارتباطات صحیح و درست میان اعضای گروه منجر می‌گردد که به ارزیابی‌های افراط و تفریطی از موضوع‌های تصمیم و درنتیجه به تصمیم‌های سیاه- سفید منجر می‌شود که ماهیتاً تصمیم‌هایی باکیفیت پایین و ناکارا هستند که بالاخره به هدر رفتن منابع فکری، هوشی، مالی و مادی سازمان منتج می‌گردند. (خورشید و دیگران، 1387)

کیفیت تصمیم‌گیری گروهی از کیفیت تصمیم‌گیری فردی بالاتر است، چراکه جمع دانش و اطلاعاتی که در گروه متمرکز است، بسیار بیشتر از دانش و اطلاعاتی است که در یک فرد به‌تنهایی وجود دارد. دیگر آنکه در تصمیم‌گیری گروهی، راه‌حل‌های بیشتر و متنوع‌تر برای حل مسئله ارائه می‌شود. ولی باید توجه داشت که درهرحال، تصمیم‌گیری گروهی، ضمانتی برای تصمیماتی باکیفیت عالی نیست. امتیاز نسبی تصمیم‌گیری گروهی بر تصمیم‌گیری انفرادی، بستگی به ترکیب گروه تصمیم‌گیرنده خواهد داشت. (سعادت، 1369)

تکنیک‌های متعددی در تصمیم‌گیری گروهی موجود است که از آن‌ها می‌توان به روش "طوفان مغزی" و "تکنیک دلفی" اشاره کرد.

باید در نظر داشت که در این روش از تصمیم‌گیری، موانع، مشکلات، آفات، دام‌ها و تله‌های متعددی وجود دارد که تعداد و کیفیت آن‌ها متفاوت از تصمیم‌گیری فردی است. یکی از این آفات، توجه بیش‌ازحد نشان دادن به اجماع و اتفاق‌نظر در جمع است که در اکثر اوقات، تصمیم‌گیری را از حالت پویایی و مسیر صحیح منحرف می‌سازد. نکته دیگر رابطه معکوس مابین بازدهی و حصول اجماع است. هر بار که ما مایلیم که از یک همکار سازمانی دیگر نظر او را راجع به تصمیم خودمان بدانیم، به همان میزان ما زمان و امکانات بیشتری را صرف اتخاذ تصمیم می‌نماییم. (Roberto & Michael, 2002)

تصمیم‌گیری گروهی نسبت به تصمیم‌گیری فردی مزیت‌هایی به شرح زیر دارد:

×   ارائه راه‌حل بهتر، به خاطر برخورداری گروه از دانش بیشتر

×   پذیرش آسان تصمیم توسط اعضاء نسبت به تصمیم‌گیری فردی

×   مشارکت گروهی به درک بهتر تصمیم می‌انجامد.

×   کار گروهی به تلاش گسترده در امر جستجو و پژوهش کمک می‌کند.

×   قضاوت جمعی بهتری وجود دارد.

×   برای سازگاری در کار گروهی، فشار گروهی به وجود می‌آید.

×   ممکن است یک فرد در گروه غلبه پیدا کند.

×   گروه به‌ندرت برتر از افراد برتر تصمیم‌گیری می‌کند.

×   کار گروهی وقت‌گیر است.

×   گروه‌ها، تصمیماتی مخاطره‌آمیزتر می‌گیرند. (هیگینز، 1388)

اولاً بیشتر سازمان‌ها انتظار دارند که تصمیمات گروهی بهتر از تصمیمات فردی باشد. همچنین با پیچیده شدن سیستم‌ها و گسترده شدن تصمیمات، این احساس به وجود می‌آید که تصمیم‌گیری از محدوده فردی خارج می‌شود.

دوم، این اعتقاد وجود دارد که گروه، بیشتر از فرد خلاقیت دارد و خلاقیت زمانی بازدهی دارد که چندین نفر با تجارب و پیشنهادهای مختلف به حل مشکلات پیچیده بپردازند.

سوم، سازمان‌ها معتقدند که دخالت بیشترِ اعضای گروه را در اجرای تصمیماتی که شامل آن‌ها هم می‌شود، زمانی می‌توان به دست آورد که اعضاء در تصمیم‌گیری مشارکت داشته باشند.

چهارم، یکی از فشارهای وارده بر سازمان‌ها اطمینان فزاینده اعضای گروه نسبت به این است که حق خود می‌دانند که در تصمیم‌گیری‌های مربوط به خود، دخالت داشته باشند.

سرانجام، این باور وجود دارد که تصمیم‌های گروه کمتر از تصمیم‌های فردی حالت انحرافی و تحریف‌شده دارد.

برای مطالعه بیشتر مراجعه شود به کتاب : « کار تیمی و روش های تصمیم گیری و حل مسئله در سازمان » نویسندگان : محمود فاتحی پیکانی و مرجان سادات حر

سفارش کتاب : [email protected]

 http://mahmoodfatehi.blogfa.com