آخرین مطالب
امکانات وب
امروزه در اکثر سازمان‌ها تصمیمات به دو صورت فردی و گروهی اتخاذ می‌شود. در هر یک از این دو، نقاط قوت و ضعف خاصی وجود دارد. بااین‌حال، در اغلب سازمان‌ها به تصمیم‌گیری گروهی گرایش بیشتری دیده می‌شود. شاید دلیل اصلی روی آوردن سازمان‌های امروزی به تصمیم‌گیری گروهی، این باشد که همواره کارایی و اثربخشی دو فکر، بهتر از دستاوردهای یک فکر است. دامنه این اندیشه تا به آنجاست که در حال حاضر در بسیاری از سازمان‌ها «گروه» یا «کمیته فنی» تصمیم‌گیری می‌کند. برای مثال برای تجزیه‌وتحلیل و بررسی مسائل خاص، گروه‌ها و تیم‌های تخصصی تشکیل می‌شود. تصمیم‌گیری گروهی از شناخته‌شده‌ترین مسائلی است که در کاربرد مفاهیم و اصول ارتباطات مطرح می‌شود. افراد در گروه‌ها و کمیته‌ها، اطلاعات را مبادله می‌کنند و همین اطلاعات منشأ تصمیم‌گیری‌ها در گروه می‌شود. علاوه بر این، تصمیمات گروه مستلزم تبادل اطلاعات و پیام‌های صریح یا مراوده‌های ضمنی است و اثربخش بودن این فرایند، کیفیت تصمیمات را بالا می‌برد و ازاین‌روست که تصمیم‌گیری گروهی می‌تواند برای پویایی و اثربخشی گروه مفید باشد.
یکی از تأثیرات تصمیم‌گیری گروهی در راستای پویایی، ایجاد و افزایش علاقه شغلی است. ممکن است افزایش علاقه شغلی باعث شود که افراد وقت و کوششی بیشتر صرف کار خود کنند، عقاید بهتری ارائه کنند و برای پیدا کردن راه‌حل، تحقیقی کامل‌تر انجام دهند. همچنین علاقه شغلی، نوعی ارتباطات اجتماعی ایجاد می‌کند و بر محبت افراد به هم می‌افزاید. این، موجب پویایی بیشتر و افزایش اثربخشی در گروه می‌شود.
تا زمانی که کار گروهی مطرح نباشد و فرد تنها باشد، خود او تصمیم می‌گیرد و تصمیم خود را اجرا می‌کند. امّا اگر دو یا چند نفر بخواهند در قالب کار گروهی فعالیت کنند، نظرها و ایده‌ها و دیدگاه‌های مختلف مطرح می‌شود. در این صورت این پرسش پیش می‌آید که کدام نظر درست است و چه تصمیمی باید گرفت، زیرا هر کس عقیده خود را درست می‌داند و می‌خواهد که ایده او به کار گرفته شود. (اسکندری، 1390)
این دیدگاه که دو فکر بهتر از یک فکر کار می‌کند، در سیستم‌های قانونی بسیاری از کشورها پذیرفته‌شده است. دامنه این باور آن‌قدر است که امروزه بسیاری از تصمیمات در سازمان‌ها را گروه‌ها، تیم‌ها و کمیته‌ها می‌گیرند. نتیجه مطالعات و بررسی‌ها نشان می‌دهد که مدیران بیش از چهل درصد وقت خود را در جلسات می‌گذرانند. بدون شک قسمت عمده این وقت به تشخیص مسائل، به تعیین راه‌حل‌هایی برای آن مسائل و انتخاب ابزارهایی برای اجرای راه‌حل‌ها صرف می‌شود.
نه‌تنها اعضای گروه موجب غنی‌تر شدن منبع اطلاعاتی گروه برای تصمیم‌گیری می‌شوند، بلکه طیفی وسیع‌تر یا دیدگاهی بازتر به فرایند تصمیم‌گیری می‌دهند. این باعث می‌شود که به روش یا راه‌حل‌های بیشتری توجه شود. پذیرش بسیاری از راه‌حل‌های ارائه‌شده یا تصمیمات نهایی را همه به‌راحتی نمی‌پذیرند ولی اگر به هنگام استدلال و تصمیم‌گیری مشارکت کرده باشند با تصمیم نهایی کمتر مخالفت خواهند کرد.
یکی از روش‌های معمول برای دست‌یابی به تصمیم مناسب، مطرح کردن ایده‌ها و سپس بحث‌وجدل درباره آن‌هاست. این کار ممکن است زمان زیادی ببرد و اتفاق‌نظر حاصل نشود. روش دیگر، رأی سنتی است؛ یعنی نظرخواهی از افراد برای انتخاب بهترین ایده و درنهایت، انتخاب ایده‌ای که به آن بیشترین رأی داده‌شده است. امّا این کار ممکن است برای افرادی که رأی آن‌ها در اقلیت قرار می‌گیرد، ایجاد دلخوری و دلسردی و احساس بازنده بودن کند و انگیزه آنان را تضعیف نماید؛ بنابراین بهتر است از شیوه‌های مناسب‌تری استفاده کرد. (اسکندری، 1390)
روش‌های مختلفی برای تصمیم‌گیری گروهی وجود دارد که مهم‌ترین و پرکاربردترین آن‌ها عبارت است از:
گروه اسمی روشی است که می‌خواهد ضمن تشویق افراد به نوآوری و خلاقیت و فراهم آوردن شرایط مناسب برای آن، به فرایند تصمیم‌گیری گروهی، نظم بیشتری بدهد. فن گروه اسمی جنبه‌های رأی دادن بدون بحث را با بحث‌های محدود ترکیب می‌کند که توافق به دست آید و شما بتوانید به یک تصمیم گروهی برسید. (کلی،1381)
درروش اسمی به اعضای گروه اجازه داده نمی‌شود که به هنگام تصمیم‌گیری بحث یا تبادل‌نظر کنند و به همین سبب آن را روش اسمی می‌گویند. پس از طرح مسئله مراحل زیر طی می‌شود:
v پیش از هرگونه بحثی، اعضای گروه گرد هم می‌آیند ولی هر عضو به‌صورت مستقل نظر یا عقیده خود را درباره راه‌حل مسئله مزبور بر روی کاغذ می‌نویسد.
v پس از گذشت دوره سکوت، هر عضوی به‌نوبه خود به جایگاه می‌رود و نظر یا راه‌حل پیشنهادی خود را ارائه می‌کند و هیچ‌گونه بحثی به میان نمی‌آید تا اینکه همه نظرها داده شود.
v حالا گروه درباره نظرها و راه‌حل‌ها به بحث می‌پردازند و آن‌ها را زیاد می‌کنند. پس‌ازآن هر عضو در سکوت و بدون مشورت با دیگران راه‌حل ارائه‌شده را به ترتیب اولویت می‌نویسد و این برگه‌ها را جمع‌آوری و بر اساس آن‌ها اولویت راه‌حل تعیین می‌شود.
امتیازهای این روش عبارت‌اند از:
- فراهم آمدن فرصت برابر برای مشارکت همه اعضای گروه
- چیره نبودن یک تن از اعضای گروه در بحث و بررسی
- بهره‌گیری دقیق از فرصتی که این فراگرد در اختیار می‌گذارد. (دیویس، 1377)
موانع استفاده از فن گروه اسمی:
- §موضوعات بحث‌برانگیز
وقتی با موضوعات بحث‌برانگیز، حساس، دارای موافق و مخالف یا بسیار برجسته مواجه هستید و تصور می‌کنید عقیده‌های ضدونقیض و ده‌ها دلیل جزئی و تفضیلی ممکن است بحث را فلج کند؛ با استفاده از فن گروه اسمی، در نخستین دور نظر افراد به‌طور ساکت جمع‌آوری می‌شود و بحث تا زمانی که همه نظریات ارائه نشده است آغاز نمی‌شود. (کلی، 1381)
- §مشارکت مساوی افراد
وقتی‌که می‌خواهید مشارکت مساوی همه اعضاء را تضمین کنید، با استفاده از فن گروه اسمی هر عضو، فارغ از سلسله‌مراتب، ارشدید یا مقام و شخصیت، فرصت مساوی با دیگران برای کمک و همکاری خواهد داشت.
- §انتخاب یک گزینه از چند گزینه
تیم علت اساسی و ریشه‌ای یک مسئله را شناخته ولی شناخت نحوه اقدام و انتخاب یک گزینه از میان گزینه‌های بسیار، مشکل است.
هفت گام فن گروه اسمی:
× مسئله‌ای که باید حل شود یا تصمیمی را که باید گرفته شود، تعریف کنید.
× به‌آرامی ایده‌ها و نظریات را پدیدآورید.
× نظرها را بیان و یادداشت نمایید.
× هر یک از اقلام فهرست را روشن سازید.
× اقلام را در سکوت رتبه‌بندی کنید و از رتبه‌بندی، فهرست تهیه کنید.
× رتبه‌بندی‌ها را باهم مقایسه و نهایی کنید.
× جلسه گروه اسمی را جمع‌بندی کنید.
روش دلفی، همان اجماع صاحب‌نظران روی مسئله‌ای خاص است. از این روش برای دست‌یابی به بهترین گزینه، هنگامی‌که پیچیدگی‌های مسئله به‌گونه‌ای است که نمی‌توان از روش‌های معمول، مسئله را حل کرد، استفاده می‌شود. دلفی یکی از فنون تصمیم‌گیری در مدیریت در شرایط و اوضاع و احوالی است که دائماً در حال دگرگونی باشد، یعنی دلفی دانش و اطلاعاتی است که می‌تواند مدیریت سازمان را در اتخاذ تصمیم صحیح و درست درباره موضوعی که اطلاعات اندکی درباره آن وجود دارد یاری کند.
به‌بیان‌دیگر فن دلفی شامل دعوت به مشورت و مقایسه قضاوت‌های بی‌نام چند نوبتی اعضای یک تیم درباره یک تصمیم یا مسئله است. (کلی، 1381) روش دلفی مشابه روش اسمی است با این تفاوت که در اجرای آن لازم نیست اعضای گروه حضور فیزیکی داشته باشند. درواقع در این روش، اعضای گروه حق ندارند تماس رودررو داشته باشند.
مراحل اجرایی فرایند دلفی:
1) برای مسئله‌ای مشخص از اعضای گروه خواسته می‌شود تا از مجرای پرسشنامه، راه‌حل‌های امکان‌پذیر را ارائه کنند.
2) هر عضو بدون ذکر نام و به‌صورت مستقل نخستین پرسشنامه را تکمیل می‌کند.
3) نتایج نخستین پرسشنامه، جمع‌آوری و جواب‌ها مشخص می‌شوند.
4) یک نسخه از جواب به هر عضو داده می‌شود.
5) پس‌ازاینکه هر عضو نتیجه را مرور و بررسی کرد، از اعضاء خواسته می‌شود تا یک‌بار دیگر راه‌حل‌های خود را ارائه کنند.
6) مراحل چهار و پنج، هرقدر که لازم باشد تکرار خواهد شد تا گروه به اجماع برسد.
موفقیت روش دلفی به فراهم بودن وقت کافی، دانش و کاردانی شرکت‌کنندگان، مهارت در برقراری ارتباط و انگیزش اعضای گروه برای غوطه‌ور شدن در موضوع موردنظر بستگی دارد. (دیویس، 1377)
این روش عبارت است از مقایسه ایده‌های مختلف با یکدیگر به‌صورت دوتایی و انتخاب ایده‌ای که در مقایسه‌ها به آن بیشترین رأی داده‌شده است. این روش ممکن است به‌صورت مستقل (از ابتدا برای یافتن بهترین ایده) یا به‌صورت مکمل (اگر روش‌های دیگر به بن‌بست رسید و نتیجه‌ای حاصل نشد) به کار رود.
روال کار به این صورت است که برای انتخاب بهترین ایده از بین تمامی ایده‌های مطرح‌شده، ایده‌ها را به‌صورت دوتایی (یک ایده در مقابل یک ایده دیگر) مقایسه می‌کنند و از افراد حاضر می‌خواهند که فقط از بین آن دو ایده، یکی را انتخاب کنند.
هر ایده که رأی بیشتری آورد (مثلاً با بلند کردن دست یا نوشتن رأی روی کاغذ)، در خانه جدول یا ماتریس ثبت می‌شود و همین کار برای دو رأی دیگر صورت می‌گیرد تا همه ایده‌ها به‌صورت تک‌تک باهم مقایسه شود. درنهایت، ایده‌ای که بیشتر از همه در جدول یا ماتریس، ثبت‌شده باشد، بهترین ایده خواهد بود. (اسکندری، 1390)
درنهایت با بررسی نظرهای خصوصی و نظریات شنوندگان به‌صورت جداگانه به نتیجه نهایی برای تصمیم‌گیری نائل می‌شویم. ماتریس انتخاب زوجی قوانینی دارد و در آن مانند دیگر روش‌ها آزادانه عمل نمی‌کنند ولی محدودیت زمانی هم ندارد. در این روش می‌توان گروه تصمیم‌گیرنده را به بخش‌هایی متفاوت تقسیم کرد و بعد از اخذ تصمیم، رابطان میان گروهی با روش‌های چند شاخصه یا فرا رتبه‌ای، بهترین تصمیم را اتخاذ می‌کنند یا باهم ترکیب می‌کنند تا تصمیمی جامع را عملی کنند.
برای روش ماتریس انتخابی زوجی شش عامل ذکرشده است:
- انتخاب و تعریف مسئله
- تخصیص و تقسیم‌کار واضح و مشخص
- اندازه گروه‌ها
- نزدیکی و روابط گروه‌ها
- مشخص کردن محدوده زمانی
- ایجاد شرایط تقریباً غیررسمی
با تعریف و تقسیم مسئله، هر بخش آن توسط گروه مربوط حل می‌شود و درنتیجه با داشتن شش عامل مذکور می‌توان به جواب‌ها و تصمیمات ممکن دست‌یافت و حتی می‌توان بازبینی دوباره داشت.
روش طوفان مغزی یکی از روش‌های تصمیم‌گیری گروهی متداول است و مقصود این است که باید از فشارهایی که بر اعضای گروه برای سازش وارد می‌آید کاست و اجازه نداد عواملی مانع ارائه راه‌حل‌های ابتکاری و خلاق گردند. روش طوفان مغزی از تعداد پنج الی شش نفر تشکیل می‌شود که رهبر گروه به شیوه‌ای روشن مسئله را بیان می‌کند و اعضاء در ارائه نظر آزادی عمل دارند. از روش طوفان مغزی می‌توانید برای برانگیختن خلاقیت گروه خود استفاده کنید. این شیوه کار به شما کمک می‌کند که ایده‌های زیاد یا گزینه‌های ممکن را که به‌وسیله آن تصمیم گروهی گرفته می‌شود پدیدآورید.
به‌طورکلی، در گروه‌ها از روش طوفان مغزی به‌عنوان یک وسیله سازنده برای رسیدن به توافق و نیز گاهی برای پدید آوردن ایده‌های بسیار زیاد، استفاده می‌کنند. پالایش، فهرست ایده‌های پدید آمده براثر طوفان مغزی را به تعداد قابل‌قبول برای تصمیم‌گیری و عمل کاهش می‌دهد.
مواقع استفاده از روش طوفان مغزی:
- تعیین علت‌های احتمالی و یا راه‌حل‌های مسائل و مشکلات
- طرح‌ریزی و برنامه‌ریزی مراحل یک پروژه تیمی
- تصمیم‌گیری درباره مسائل یا بهسازی فرصت‌هایی که بر روی آن کار می‌شود.
- هنگامی‌که تصمیم‌های غیرعادی باید گرفته شود که مستلزم خلاقیت ویژه است
- وقتی‌که تیم می‌خواهد ازنظرها و عقیده‌ها استفاده کند (کلی، 1381)
برگرفته از کتاب «کار تیمی و روش های تصمیم گیری و حل مسئله در سازمان» نوشته محمود فاتحی و مرجان سادات حر، 1396 ، انتشارات مهرآذین
سفارش کتاب : [email protected]
برچسب‌ها: تصمیم گیری گروهی , روش اسمی , روش دلفی , ماتریس زوجی , طوفان مغزی کارآفرینی مدیریت حسابداری و حسابرسی...
برچسب : نویسنده : mahmoodfatehio بازدید : 48