برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) چیست؟

http://mahmoodfatehi.blogfa.com

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

در بيشتر بنگاه های اقتصادی، مشكلات موجود ناشي از كمبود تلاش كاركنان نيست بلكه كمبود همكاري و هماهنگي در استفاده از منابع در دسترس سازمان (كاركنان، اطلاعات، مواد، ابزار) و در نتيجه عدم مديريت موثر در كار، عوامل اصلي به وجود آورنده اين مشكلات است.

  سيستم برنامه ريزي منابع سازمان، ابزار نويني است كه رفع ناهماهنگي ياد شده را با تاكيد بر بهبود فرايندهاي سازمان و تصميم گيري صحيح تر و آسان تر مديران، هدف قرار داده است. به بيان ديگر:

- ERP يك راه حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است كه به منظور ارتقاي مديريت فرايند و عمليات سازماني منابع سازمان را به وسيله يك سيستم به هم پيوسته، به سرعت و با دقت و كيفيت بالا در كنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي دهد.

برای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تعاریف متعدد دیگری نیز ارائه شده است که تقریبا همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می‌شود:
• ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
• یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
• یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه نمود:
• ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
• با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

در شکل زیر این موضوع نمایش داده شده است:

سامانه‌های ERP اصولاً باید شامل حداقل ویژگی‌های زیر باشند:

• --Enterprise—باشد یعنی بتواند بصورت یکپارچه کلیه فرایندها و داده‌های چند شرکت را در قالب یک هولدینگ (ممکن است برخی از شرکتها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا باید بتواند زبانها، ارزها، تقویم و… بدون محدودیت پوشش دهد
• --Resource—فرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.
• --Planning—قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد. برنامه‌ریزی به معنی

1. برنامه‌ریزی احتیاجات مواد MRP I
2. برنامه‌ریزی تولید MRP II
3. برنامه‌ریزی تأمین منابع مالی FSCM
4. برنامه‌ریزی منابع انسانی شامل برنامه جذب، و حفظ نیروی انسانی و Carrier Plan
5. برنامه‌ریزی فروش SOP
6. برنامه‌ریزی تقاضا DP
7. برنامه‌ریزی پروژه MPS
8. برنامه‌ریزی حمل و نقل TM

تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP
برنامه‌ریزی منابع سازمان را باید جدید‌ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید. علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه‌های بر‌تر را نیز نشان می‌دهد، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم افزاری وارد سازمان می‌شود. در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.
۱- سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
۲- بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
۳- بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.
۴- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
۵- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

مزایای ERP

• نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
•  ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
•  پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.
•  مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.
•  بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

 هدف اصلي و اوليه بسته هاي نرم افزاري ERP ، گردآوري بخش ها و حوزه هاي مختلف يك سازمان در داخل يك سيستم يكپارچه است، به گونه اي كه اين سيستم بتواند جوابگوي تمامي نيازهاي بخش هاي متفاوت يك سازمان باشد.

در يك جمع بندي مي توان گفت سيستم هاي ERP ، تنها حاصل اجتماع فرايندها و وظايف مختلف سازماني در قالب يك بسته نرم افزاري نيست بلكه حداقل بايد داراي چند مشخصه كليدي باشد تا بتواند به عنوان يك راه حل درست مطرح شود. اين ويژگي ها عبارتند از:‌

انعطاف پذيري: سيستم هاي ERP بايد بتوانند به نيازهاي متغير سازمان ها و شركت هاي  استفاده كننده پاسخ دهند.

همچنين اين سيستم بايد به گونه اي باشد كه هر جزيي از بسته نرم افزاري بتواند بدون تاثير در روش هاي ديگر در هر سازماني، تغيير كرده، اضافه يا حذف شود.

فراگير بودن: سيستم هاي ERP بايد وظايف سازماني مختلفي را پشتيباني كنند و متناسب با طيف وسيعي از سازمان ها مورد استفاده قرار گيرند.

فرا شركتي: اين سيستم ها بايد به صورت online به سازمان هاي ديگر و ساير شركاي تجاري از جمله تامين كنندگان و مشتريان متصل باشند.

بهترين روش هاي موجود: مجموعه اي از بهترين روش هاي مورد استفاده و تجربه شده در جهان بايد در اين نرم افزارها گردآوري شده باشد.

شبيه سازي واقعيت: بناي طراحي و استفاده از اين نرم افزارها، شبيه سازي اقدامات و فرايندهايي است كه در سازمان انجام مي گيرد.

ساير ويژگي ها: علاوه بر موارد كليدي مطرح شده، مي توان به ويژگي هايي همچون كاهش كارها، حذف دوباره كاري و بهينه سازي منابع‌، محيط كاربر پسند (شامل راهنمايي online و رابط گرافيكي مناسب)، انعطاف پذيري در انطباق با قوانين كشورها (در زمينه هاي مالي، مالياتي، فروش، صادرات و واردات)، دسترسي آسان به اطلاعات و نامحدود بودن در ثبت اطلاعات از نظر حجم ركوردهاي اطلاعاتي، اشاره كرد.

حروف اختصاري( MRP -Material Resource Planning) به معناي برنامه ريزي نيازمندي مواد، در سه مفهوم متفاوت ولي وابسته به هم به كار برده مي شوند. هر يك از اين مفاهيم، درجه اي از ميزان پيشرفت و تحول MRP را نشان مي دهند.

- MRPI برنامه ريزي نيازمندي مواد

- MRP با حلقه بسته

- MRPII برنامه ريزي منابع توليدي

MRPI اولين مرحله تكاملي در MRP بود. سيستم MRP يك سيستم برنامه ريزي مواد زمان بندي شده مشروح است. اين سيستم برنامه كلان توليد را به مجموعه اي مشروح از مواد مورد نياز كه مي تواندبراي برنامه ريزي،‌زمان بندي و كنترل توليد در سطح كارخانه به كار گرفته شود، تبديل مي كند.

MRP با حلقه بسته،‌ مرحله منطقي تحول MRP بود كه منجر به يك سيستم كنترلي توليد شد. يكي از اساسي ترين فرضيات يك سيستم MRP ، نامحدود بودن ظرفيت است. اين فرض در عمل،‌ ضعيف بود. بنابراين سيستم MRP با حلقه بسته برنامه ريزي احتياجات ظرفيتي خود، به عنوان كنترل كننده ميزان پيشرفت برنامه توليد محسوب مي شود. در اين سيستم، عملكردهاي واقعي توليد و تامين مواد، اندازه گيري و با برنامه مقايسه مي شوند (حلقه بسته مي شود.) اين عمل باعث مي شود تا مديريت تشخيص دهد كه آيا نياز به اقدامات اصلاحي وجود دارد يا خير؟

MRPII تركيبي است از MRP حلقه بسته به علاوه اجزايي براي برنامه ريزي مالي- تجاري. از MRPII مي توان براي برنامه ريزي ظرفيت، حمل كالا، نگهداري و تعميرات و غيره استفاده كرد. از سوي ديگر مي توان براي برنامه ريزي امور مالي نيز جريانات نقدينگي را پيش بيني كرد. همچنين مي توان به منظور برنامه ريزي نيروي انساني، نيروي مورد نياز در آينده را برآورد كرد. MRPII از طريق هماهنگ كردن فعاليت هاي انجام گرفته در بخش هاي كاري مختلف شركت و به كارگيري يك پايگاه اطلاعاتي مشترك، يكپارچگي داخلي را آسان مي سازد. اين موضوع اين اطمينان را مي بخشد كه همه از اطلاعات به روز يك نسخه مشترك استفاده مي كنند.

مراحل اجراي ERP در سازمان

1- مرحله تصميم گيري براي انتخاب: اين مرحله اولين مرحله است كه در آن مديران نياز به سيستم ERP يا انتخاب يك سيستم اطلاعاتي عمومي را بررسي مي كنند.

مرحله تصميم گيري شامل: تعريف نيازمندي هاي سيستم، اهداف و فوايد آن و تجزيه و تحليل تاثير انتخاب در كسب و كار سطوح سازماني است.

2- مرحله اكتساب: اين مرحله شامل انتخاب محصولي است كه بهترين تناسب را با نيازمندي هاي سازمان دارد. بنابراين كمترين نياز براي سفارش يك نرم افزار ويژه سازمان را مدنظر قرار داده و در مرحله بعدي (مرحله اجرا) كمپاني مشاور نيز براي كمك انتخاب مي شود. مواردي مانند قيمت، آموزش و خدمات و نگهداري، تجزيه وتحليل شده و قراردادها بسته مي شوند. در اين مرحله مي بايست تجزيه و تحليلي درباره نرخ بازگشت سرمايه محصول انتخاب شده انجام شود.

3- مرحله اجرا: اين مرحله شامل تطبيق نرم افزار ERP بر طبق نيازهاي سازمان است. اين كار به كمك مشاوراني كه آموزش را به عهده داشته و با روش هاي اجرايي آشنا هستند، صورت مي گيرد.

4- مرحله استفاده و نگهداري: اين مرحله شامل استفاده از محصول است كه منافع مورد انتظار را تامين كرده و كمترين ميزان از هم گسيختگي را داشته باشد. در طول اين مرحله يك فرد بايد از جنبه هاي مختلف مانند عمليات، قابليت كاربرد و مناسب بودن براي سازمان و فرايندهاي كسب و كار به خوبي اطلاع داشته باشد. پس از اجراي سيستم مي بايست به خوبي نگهداري شود زيرا در صورت بد عمل كردن بايد آن را اصلاح كرد. درخواست هاي خاص براي بهينه كردن عملكرد بايد مطرح شود و بهبودهاي عمومي براي سيستم انجام شود.

5- مرحله تحول (تكامل تدريجي): اين مرحله به ايجاد قابليت هاي بيشتر در سيستم ERP مربوط مي شود. ايجاد منافع جديد از قبيل برنامه ريزي و زمان بندي پيشرفته، مديريت زنجيره عرضه، مديريت ارتباط با مشتري،‌ جريان كار و توسعه مرزها براي همكاري هاي خارجي با شركاي ديگر از موارد مختلف اين مرحله است.

6- مرحله بازنشستگي: اين مرحله در شرايط مختلفي مانند زماني كه تكنولوژي هاي جديد به وجود آمده اند يا در شرايطي كه ERP براي سازمان مناسب نيست و يا نيازهاي كسب و كار تغيير كرده است به اجرا در مي آيد. در اين مرحله مديران تصميم مي گيرند كه نرم افزار ERP را با ديگر سيستم هاي اطلاعاتي جا به جا كنند تا با نيازهاي سازماني متناسب شود.

توسعه برنامه ريزي منابع سازمان

گسترش شبكه هاي اينترنتي، تاثير شگرفي بر جنبه هاي مختلف IT و در كنار آن بر سيستم هاي ERP گذاشته است.

دسترسي آسان به منابع سيستم در هر جا و هر زمان به فروشندگان ERP كمك كرده است كه سيستم هاي ERP خود را توسعه داده و با روش هاي كسب و كار جديد از جمله مديريت زنجيره عرضه، مديريت ارتباط با مشتري، اتوماسيون نيروي فروش(SFA) ، برنامه ريزي و زمان بندي پيشرفته (APS) ، هوش كسب و كار (BI) و قابليت هاي كسب و كار الكترونيكي يكپارچه كنند.

در حقيقيت ERP در سازمان ها به عنوان پشتوانه اي براي كسب و كار محسوب مي شود و سازمان با كمك اين سيستم مي تواند كسب و كار را به صورت مستقيم از طريق اينترنت انجام دهد. اين قبيل روش ها سبب شده است كه رضايت مشتريان و فرصت هاي فروش و بازاريابي، افزايش و روش هاي پرداخت، بهبود يابد. </span>

موانع پياده سازي سيستم هايERP
در طول مدت پياده سازي سيستمهايERP سازمان با دو گروه از تغييرات مواجه خواهد بود و كاركنان مجبورند براي اعمال اين تغييرات در سازمان، در مدتي كوتاه، هر دو گروه از تغييرات را فراگيرند. گروه اول تغييرات، مربوط به فناوري مورد استفاده در سازمان و گروه دوم ناشي از تغييرات پديد آمده در فرايندهاي سازمان است. يكپارچه سازي زير سيستم هاي مختلف سازمان با اصلاح فرايندهاي جاري در سازمان يا حتي ساختار سازماني همراه خواهد بود، به همين دليل است كه در بيشتر موارد، پياده سازي سيستم ERP در سازمان، يك پروژه مهندسي مجدد فرايندهارا نيز در پي خواهد داشت. به طور اجمال ميتوان گفت اهم مشكلاتي كه درهنگام پياده سازي اين سيستم رخ ميدهد اغلب شامل موارد ذيل است:
• هزينه استقرار، در بسياري از موارد، بيش از پيشبيني اوليه است،
• زمان وتلا ش صرف شده جهت استقرار، در بسياري از موارد بيش از پيش بيني اوليه است،
• منابع تجاري و فناوري اطلاعات مورد نياز، بيش ازحد تصوربوده است،
• نياز به مهارت (بيرون از شركت)، بالاتر از حد تصور بوده است.
• تغييرات مورد نياز در فرايندهاي تجاري، بالاتر از حد تصور بوده است،و
• به ويژه در ميان زير سيستمها تمرين و آموزش هرگز كافي نبوده است .

http://mahmoodfatehi.blogfa.com