روش ها، تکنیک ها و ابزارهای حل مسئله (6) - روش سیستمی روش چهار مرحله‌ای FADE

روش سیستمی روش چهار مرحله‌ای FADE [1]:

فایده‌های استفاده از این سیستم:

1. مسائل، راه‌حل‌های پایدار، ثابت و دائمی به دست می‌آورند.
2. حیات کار کیفی، بهبود می‌یابد.
3. هرکسی قادر می‌شود که کارش را بهتر انجام بدهد.
4. ارتباطات و هماهنگی بهبود می‌یابد. (خان مختاری، 1394)

 فاز اول؛ تمرکز[2]:

الف ) ایجاد فهرستی از مشکلات:

مشکل وضعیتی است مخالف آنچه خواسته‌شده و مطلوب است.

فهرستی از مشکلات با مشارکت تمام اعضای تیم ایجاد کنید.

ابزارها: طوفان ذهنی، سنجش و نظارت، مشخصات و محدوده کنترلی، نظرخواهی

ب) انتخاب یک مشکل:

با ابزارهای زیر یک مشکل را انتخاب کنید.

شرح اولیه مشکل را بنویسید.

ابزارها: رأی‌گیری، جدول انتخاب

ج) بازبینی و تشریح مشکل:

شرح جامع و نهایی مشکل را درج کنید: موقعیت حاضر مشکل، تأثیر آن، موقعیت مطلوب، تأثیر این موقعیت مطلوب در کل سیستم، ارزش‌افزوده موقعیت مطلوب نو چیست؟

ابزارها: فرم چک، فلوچارت (نمودار جریان کار)، نمودار استخوان ماهی، تجزیه‌وتحلیل تغییرات، بیان مشکلات، تجزیه‌وتحلیل درآمد و هزینه.

اهداف تمرکز:

با پایان رساندن این فاز، قادر به انجام امور ذیل خواهید بود:

-      انتخاب مشکلی منفرد که اهمیت تمرکز بر آن را داشته و برای تیم شما نیز مناسب باشد.

-  شرح کتبی مشکل که دربرگیرنده موارد زیر باشد:

• وضعیت فعلی مشکل و آثار آن
• وضعیت مطلوب امور
• آثار اصلاح و یا حذف مشکلات

-  استفاده از یکی از روش‌های انتخاب مشکل در طی مراحل زیر:

• تهیه لیست مشکلات
• انتخاب یکی از مشکلات
• تشخیص و توصیف مشکل

-  به‌کارگیری ابزار ذیل:

v                      طوفان ذهنی، رأی‌گیری، جدول انتخاب، شرح مشکل.

فاز اول به اساسی‌ترین فاز حل مشکل اختصاص دارد، یعنی انتخاب مشکل و تعریف آن. در فاز اول تیم می‌تواند بر شکل با اهمیتی تمرکز کند و آن را به‌وضوح شرح دهد. همچنین می‌تواند ازآنچه در اذهان بقیه افراد می‌گذرد مطلع شود و به نقطه‌نظری پذیرفتنی در مراحل اولیه فرایند دست پیدا کند. پس از به پایان رسیدن فاز تمرکز، فازهای بعدی مربوط به روش حل مشکل با حرکتی آرام‌تر و یکنواخت‌تر پیش می‌رود.

پس هدف فاز اول، تمرکز تیم بر مشکل مذکور است. بر همین اساس، مشکل وضعیتی است متفاوت با وضعیت مطلوب

پیشگیری (حذف علل): ما اغلب اوقات از حضور مشکل آگاه هستیم ولی از علت حضور آن آگاه نیستیم.

برای حل یک مشکل لازم است کسی علت آن را مشخص کند و سپس درصدد رفع آن علت برآید. درصورتی‌که بیش از یک علت برای مشکلی خاص وجود داشته باشد، بایست با تمامی آن علل به همین صورت رفتار کرد.

زمانی که چهار معیار خروجی زیر محقق گردند، می‌توانید مطمئن باشید که فاز اول تکمیل‌شده است:

1. انتخاب یک مشکل منفرد: در صورت وجود بیش از یک مشکل، با تمرکز بر یکی از آن‌ها آغاز کنید.
2. مشکل موردنظر ارزش لازم برای کاربر روی آن را دارد: داشتن ارزش لازم، به نیازهای مشتری، تیم شما و سازمان بستگی دارد.
3. مشکل، مناسب تیم شما باشد: حتی در صورت باارزش بودن مشکل، ممکن است تیم شما برای رسیدگی به آن مناسب نباشد.
4. تیم، دارای انگیزه لازم برای هدف قراردادن مشکل باشد: این موضوع، اهمیتی بسیار دارد که همه افراد تیم به پشتیبانی از کار، تمایل کافی داشته باشند.

فاز دوم؛ تجزیه‌وتحلیل[3]:

الف ) تصمیم درباره اطلاعات موردنیاز:

شناسایی داده‌ها و اطلاعات موردنیاز و برنامه‌ریزی جامع برای حصول هر یک از آن‌ها

ابزارها: طوفان ذهنی، برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، چک‌لیست، داده‌های موردنیاز کدامند؟ از کجا گرفته‌شده‌اند؟ مراحل اخذ اطلاعات کدامند؟ مسئولان کیستند؟

 

ب) جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات مبدأ سنجش:

جمع‌آوری داده‌ها، اطلاعات و معیارهای سنجش موقعیت حاضر بسیار مهم است، چون مبدأ را معلوم می‌کند. ارزیابی داده‌های موجود، جمع‌آوری و خلاصه اطلاعات با نمودارها، آمارها و تصاویر و شواهد، ساماندهی این اطلاعات را در یک فرم مشخص برای دید همگان فراهم می‌کند.

ابزارها: نمودار تصویر پایه‌ای، چک‌لیست، برنامه‌ریزی جمع‌آوری داده‌ها، سنجش و نظارت، نمونه‌برداری، نمایش و نظرخواهی

ج) تعیین و شناخت مهم‌ترین عوامل نفوذی:

- مهم‌ترین عوامل نفوذی (علل ریشه‌ای) را تعیین کنید.

- علل ریشه‌ای، بسیاری از مواقع علل سیستمی هستند.

- این مشکلات وقتی حل می‌شوند که دوباره تکرار نشوند.

ابزارها: طوفان ذهنی، نمودار استخوان ماهی، فلوچارت (نمودار جریان)، نمودار پارتو

اهداف:

با به پایان رساندن این فاز به انجام موارد زیر قادر خواهید بود:

v      بنا نمودن معیارهای پایه از طریق جمع‌آوری داده از وضعیت فعلی مشکل، ازنظر وسعت و جدیت آن

v      تعیین عوامل اصلی وقوع مشکل از طریق جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها

v      استفاده از روش جمع‌آوری داده‌ها و تحلیل آن‌که متضمن مراحل ذیل است:

• تعیین عامل مورد شناسایی
• جمع‌آوری داده‌های پایه و الگو
• تعیین مؤثرترین عوامل وقوع مشکل

در فاز دوم درباره دومین پارامتر بااهمیت حل مشکل، یعنی درک مشکل و عوامل دخیل در آن بحث می‌شود. این روش اطمینان‌بخش این موضوع است که راه‌حل انتخابی شما واقعاً مؤثر است و برای همیشه مشکل و یا بخشی از آن را رفع خواهد کرد.

در این فاز می‌آموزید چگونه پیش از آنکه به حل مشکل اقدام کنید، به بررسی و تحلیل نظام‌مند مشکل بپردازید.

بسیاری از مشکلات ناشی از عوامل زیربنایی (عوامل ریشه‌ای) هستند و درواقع همین عوامل هستند که برای دست‌یابی به راه‌حلی همیشگی می‌بایست تغییر کنند.

درواقع وظیفه روش تحلیل، کشف هر چه دقیق‌تر علت وقوع مشکل است.

اطلاع از علل یا عوامل ریشه‌ای، اولین قدم در تضمین قابل اطمینان بودن راه‌حل است.

زمانی می‌توانید از کامل شدن فاز دوم مطمئن شوید که به دو معیار خروجی زیر دست یافته باشید:

1)   آگاهی از وسعت فعلی مشکل: باید یک یا دو معیار پایه از وسعت و یا وخامت مشکل برای خود تعیین کنید. این معیارها تعیین می‌کند که مشکل مذکور تا چه حد ارزش تلاش را دارد و همچنین میزان و مقیاسی برای مقایسه و مراقبت‌های آینده به دست می‌دهد.

2)   آگاهی کافی از مشکل و عوامل دخیل در آن، جهت حل همیشگی مشکل و یا بخشی از آن

خروجی‌ها:

در پایان فاز دوم به دو خروجی دست خواهید یافت:

1)   داده‌های پایه که به شما چشم‌اندازی از وضعیت فعلی مشکل و یا وسعت آن درگذشته می‌دهد.

2)   فهرستی از مؤثرترین عوامل که می‌تواند مربوط به فرایند کار، محیط، الگوی وقوع و یا شرایط مربوط دیگر باشد.

فاز سوم؛ تهیه و تدارک[4]:

الف ) ایجاد فهرستی از حل جامع مشکل:

پیشنهادهای خود را برای حل مشکلاتی که مطمئن هستید، فهرست کنید.

ابزارها: طوفان ذهنی، انتقال خلاقیت و ابتکار، نمایش و نظرخواهی

 

ب ) انتخاب یک راه‌حل:

برای ثبت راه‌حل‌هایی که انتخاب کرده‌اید یا با تفاهم و توافق تیم با استفاده از ابزار پیشنهادشده، یک راه‌حل انتخاب کنید.

ابزارها: تجزیه‌وتحلیل سود و زیان، برنامه‌ریزی جمع‌آوری داده‌ها، رأی‌گیری همگانی، جدول انتخاب

ج) ایجاد یک طرح اجرایی:

ایجاد یک دسته فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده و گزارش یک روش کاری و دستورالعمل نوین اجرایی

ابزارها: برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، ساختار حمایت فردی، چک‌لیست، فلوچارت (نمودار جریان)، تجزیه‌وتحلیل میدان نیروها، دستورالعمل اجرائی استاندارد

اهداف:

پس از پایان رساندن این فاز قادر به انجام موارد زیر خواهید بود:

-  انتخاب راه‌حلی با شرایط زیر:

رفع دائمی مشکل یا بخشی از آن، سود و بهره‌ای (ناشی از اجرای آن راه‌حل) که ارزش زمان، هزینه و تلاش‌های مصرف‌شده را داشته باشد، جلب حمایت لازم برای اجرای موفق راه‌حل

-  طرحی برای اجرای راه‌حل، به ترتیب زیر:

اصلاح یا فراهم آوردن روش‌های عملیاتی استاندارد SOP، فراهم آوردن طرح عملیاتی برای اجرای راه‌حل

-  انتخاب راه‌حل با استفاده از روشی با مشخصات زیر:

تهیه فهرستی از راه‌حل‌های قطعی، انتخاب یکی از راه‌حل‌ها، فراهم آوردن طرح اجرایی برای راه‌حل

-  به‌کارگیری ابزارهای زیر:

انتقال راه‌حل، آنالیز اقتصادی هزینه و سود، آنالیز نیرو و میدان، روش‌های عملیاتی استاندارد، طرح عملیاتی

در فاز سوم درباره سومین پارامتر عمده حل مشکل یعنی راه‌حلی برای جلوگیری از وقوع مجدد مشکل و تهیه طرحی برای اجرای راه‌حل بحث می‌شود. در این فاز همچنین لازم است به‌صورت خلاق در مورد راه‌حل بیندیشید.

زمانی می‌توانید از کامل شدن فاز سوم مطمئن شوید که به چهار معیار خروجی زیردست یافته باشید:

1. انتخاب یک راه‌حل
2. منافع و مزایای حاصل از این راه‌حل، ارزش زمان، هزینه و تلاش برای اجرای آن را دارد.
3. راه‌حل می‌تواند از حمایت لازم برخوردار باشد.
4. دست‌یابی به طرح اجرایی راه‌حل

خروجی‌ها:

در پایان فاز سوم به دو خروجی خواهید رسید:

1)   راه‌حلی برای رفع مشکل؛ این راه‌حل، راه‌حلی خواهد بود که ارزش زمان، هزینه و تلاش برای اجرای آن را دارد و شما نیز از جلب حمایت لازم برای اجرای آن اطمینان دارید.

2)   طرحی برای اجرای راه‌حل؛ که شامل یک طرح عملیاتی جهت اجرای راه‌حل و روش عملیاتی استاندارد جدید یا اصلاح‌شده برای نشان دادن چگونگی کار سیستم جدید است.

فاز چهارم؛ اجرا:

الف ) حصول تعهدات:

با ارتباط مؤثر و تشریح طرح اجرایی با افراد و تیم‌های اصلی و کلیدی، قبل از اجرا و در حین اجرا، تعهد این افراد را به دست آورید.

هر نوع اتفاقی را ثبت و در ضمن توجه به بازخورد این افراد، مؤثرترین عامل موفقیت این طرح را اجرایی کنید.

ابزارها: برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، فراهم ساختن حمایت فردی، چک‌لیست و نمایش

 

ب ) اجرای طرح:

در این مرحله اجرای طرح با فعالیت‌های مشخص‌شده و شناخت کامل بر کیفیت، زمان و هزینه و معیارهای سنجش بر پیشرفت کاری تعیین می‌شود.

ابزارها: برنامه‌ریزی فعالیت‌ها

ج ) نظارت و تأثیر:

در این مرحله معیارهای سنجش بر طبق یک زمان‌بندی مشخص، باید نظارت و مهم‌تر از همه تأثیر این طرح اجرایی بر کل سیستم باید ارزیابی شود، بیشتر مواقع در این مرحله است که مشکلات غیرمترقبه نمایان می‌شود.

 

ابزارها:

• نمودار تصویر پایه‌ای (چه عواملی باید نظارت شود؟)
• برنامه‌ریزی جمع‌آوری داده‌ها (معیار سنجش چیست؟)
• سنجش و نظارت (چه کسی نظارت می‌کند؟)
• تجزیه‌وتحلیل پارتو (چگونه این نتایج مقایسه می‌شود؟)
• مشخصات و محدوده کنترلی (تأثیر در کل سیستم چیست؟)
• دستورالعمل اجرایی استاندارد (آیا سیکل کاری پروژه بسته شد؟)

اهداف:

در پایان این فاز به انجام موارد زیر قادر خواهید بود:

-  جلب حمایت‌های فردی و گروهی از طرح اجرایی

-  اجرای طرح و اعمال تغییرات متناسب با آن در فرایند کاری

-  نظارت بر فرایند کاری با استفاده از ابزارهای سنجش مناسب

-  به‌کارگیری ابزارهای زیر:

*جلب حمایت‌های فردی

*بحث

*سنجش و مراقبت

*نمودارهای توصیفی اولیه

*مشخصه‌ها و حدود کنترلی

در فاز چهارم درباره مرحله نهایی چرخه حل مشکل یعنی اجرای طرح و نظارت بر چگونگی عملکرد آن بحث می‌شود. درواقع در این فاز است که شما می‌توانید به ایده‌های خود جامع عمل بپوشانید.

 

تأکیدات این فاز:

1. جلب حمایت‌های فردی و گروهی لازمه موفقیت است
2. اجرای طرح
3. نظارت بر وضعیت موجود برای حصول اطمینان از بهبود آن و در غیر این صورت انجام مراحل اصلاحی بیشتر

با برآوردن سه معیار خروجی زیر می‌توانید از تکمیل فاز چهارم نیز اطمینان حاصل کنید:

1. همه افراد و گروه‌های مرتبط از راه‌حل شما آگاه هستند و در موضع حمایت از آن قرار دارند.
2. طرح مربوط به اعمال تغییرات کاملاً اجراشده است. طرح شما زمانی مفید واقع خواهد شد که همه موارد به‌طور کامل و دقیق در آن پیش‌بینی‌شده باشد.
3. شاخص‌ها (مشخصه‌ها) به‌طور مرتب بررسی تا میزان بهبود حاصل مشخص و مشکلات جدید آشکار شود. لازمه کار یک چرخه بازخورد است، به‌نحوی‌که بتوانید از میزان موفقیت خودآگاه شوید.

خروجی‌ها:

1. تعهدات سازمانی: باید افرادی که لازم است از طرح شما حمایت و آن را اجرا کنند و پشتیبان طرح شما باشند.
2. طرح اجرایی: یک طرح تنها در صورتی مفید خواهد بود که کاملاً اجرا شود. طرح شما بایستی اجرا تا نتایج آن آشکار شود.
3. ثبت نتایج: ضمن تغییر شرایط برای کنترل نتایج و ایجاد هماهنگی، لازم است به‌طور دقیق هر آنچه واقع‌شده است را ثبت کنید. (خان مختاری، 1394)

برچسب‌ها: FADE, تمرکز, تجزیه و تحلیل, تهیه و تدارک, اجرا کارآفرینی مدیریت حسابداری و حسابرسی...